Prascana respecteert de privacy van haar cliënten met in het bijzonder hun rechten met betrekking tot de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens. Tijdens de begeleiding kunnen persoonlijke gegevens en gevoelige informatie worden gedeeld. Prascana vindt het belangrijk dat deze informatie zorgvuldig, veilig en vertrouwelijk wordt behandeld. Deze privacyverklaring beschrijft hoe Prascana omgaat met persoonsgegevens bij aanmelding, therapie, coaching, administratieve werkzaamheden en het gebruik van de website. Prascana handelt daarbij volgens de toepasselijke privacywetgeving, waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), en de relevante bepalingen uit de Jeugdwet, de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz) en, indien van toepassing, de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO).

Welke persoonsgegevens verwerkt Prascana?

Afhankelijk van de hulpverlening en het contact kunnen de volgende persoonsgegevens worden verwerkt.

Persoons- en contactgegevens

• Naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres.
• Geboortedatum en andere noodzakelijke identificatiegegevens.
• Gegevens van ouders of wettelijke vertegenwoordigers wanneer de cliënt minderjarig is.

Gegevens over therapie en coaching

• De hulpvraag en de reden van aanmelding.
• Informatie over gezondheid, welzijn en persoonlijke omstandigheden.
• Informatie die tijdens gesprekken, observaties en begeleiding naar voren komt.
• Behandeldoelen, begeleidingsafspraken en voortgang.
• Relevante informatie van verwijzers of andere hulpverleners, voor zover deze rechtmatig wordt verkregen.

Administratieve gegevens

• Afspraken en correspondentie.
• Gegevens over betalingen en facturen.
• Gegevens die noodzakelijk zijn voor vergoedingen en declaraties via zorgverzekeraars.
• Gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering en verantwoording van jeugdhulp via de gemeente.

Websitegegevens

• Gegevens die via een contactformulier of e-mail worden verstrekt.
• Technische gegevens over het websitebezoek, voor zover deze worden verzameld.
• Cookiegegevens, voor zover de website cookies of vergelijkbare technieken gebruikt.

Prascana verwerkt uitsluitend gegevens die noodzakelijk zijn voor het betreffende doel en de toepasselijke wettelijke verplichtingen.

 

3. Waarom verwerkt Prascana persoonsgegevens?

Persoonsgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

• Het beantwoorden van vragen en verwerken van aanmeldingen.
• Het beoordelen van de hulpvraag en voorbereiden van therapie of coaching.
• Het verlenen, evalueren en waar nodig aanpassen van de begeleiding.
• Het bijhouden van een cliëntdossier wanneer dit noodzakelijk of wettelijk verplicht is.
• Het plannen en beheren van afspraken.
• Het onderhouden van contact met cliënten en, waar passend en toegestaan, ouders of wettelijke vertegenwoordigers.
• Het verzorgen van de administratie en financiële afhandeling.
• Het aanvragen, verwerken en verantwoorden van vergoedingen via zorgverzekeraars en gemeenten.
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen.
• Het beheren, beveiligen en verbeteren van de website.

4. 
   
   Op welke grondslag verwerkt Prascana persoonsgegevens?

Prascana verwerkt persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat. Afhankelijk van de situatie kan de verwerking berusten op:

• De uitvoering van een overeenkomst voor therapie, coaching of begeleiding.
• Het voldoen aan een wettelijke verplichting.
• Een gerechtvaardigd belang, wanneer dit na een belangenafweging is toegestaan.
• Toestemming, wanneer die voor de betreffende verwerking wettelijk vereist is.
• Een wettelijke grondslag voor de verwerking van bijzondere persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens.

 

 

Gezondheidsgegevens en informatie over de geestelijke gesteldheid zijn bijzondere persoonsgegevens. Hiervoor gelden aanvullende wettelijke voorwaarden. De toepasselijke grondslag hangt af van de aard van de hulpverlening en de wetgeving die daarop van toepassing is. Niet iedere verwerking van persoonsgegevens vereist afzonderlijke toestemming. Wanneer de wet een andere grondslag biedt, wordt die grondslag gehanteerd. Voor het verstrekken van vertrouwelijke gegevens aan derden kunnen aanvullende toestemmingsvereisten of wettelijke uitzonderingen gelden.

5. Cliëntdossier en vertrouwelijkheid

Prascana legt gegevens over de hulpverlening vast in een cliëntdossier wanneer dit noodzakelijk of wettelijk verplicht is. Het dossier kan onder andere informatie bevatten over de hulpvraag, relevante persoonlijke omstandigheden, gesprekken, observaties, gemaakte afspraken en de voortgang van de begeleiding. Prascana behandelt de gegevens uit het cliëntdossier vertrouwelijk. De toegang tot deze gegevens wordt beperkt tot wat noodzakelijk is voor de hulpverlening en de bijbehorende wettelijke en administratieve verplichtingen. Op de verwerking van cliëntgegevens kunnen, afhankelijk van de aard van de hulpverlening, de dossier- en geheimhoudingsregels uit de WGBO, de Jeugdwet en andere toepasselijke wetgeving van toepassing zijn. Persoonsgegevens worden niet zonder geldige wettelijke grondslag verstrekt aan derden. Wanneer informatie mag of moet worden gedeeld, beperkt Prascana de verstrekking tot de gegevens die daarvoor noodzakelijk zijn.

6. Privacy bij therapie en coaching aan kinderen

Bij therapie en coaching aan minderjarigen houdt Prascana rekening met de leeftijd en ontwikkeling van het kind en met de toepasselijke wettelijke regels over toestemming, informatie, dossierinzage en geheimhouding. Afhankelijk van de leeftijd van het kind en de aard van de hulpverlening gelden verschillende regels voor de betrokkenheid van ouders of wettelijke vertegenwoordigers.
Prascana deelt informatie uit gesprekken met een kind niet automatisch volledig met de ouders.
Bij iedere verstrekking wordt rekening gehouden met de privacy en belangen van het kind, de toepasselijke wettelijke regels en eventuele geheimhoudingsverplichtingen.
Wanneer informatie met ouders, verwijzers, de gemeente of andere betrokkenen wordt gedeeld, gebeurt dit uitsluitend voor zover daarvoor een geldige grondslag bestaat en de verstrekking is toegestaan of verplicht.

7. Verwerking van persoonsgegevens binnen de Jeugdwet

Wanneer Prascana jeugdhulp verleent op grond van de Jeugdwet, verwerkt Prascana persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de jeugdhulp en de bijbehorende verplichtingen. Dit kan onder meer betrekking hebben op:

• De aanmelding en hulpvraag.
• De verwijzing en toewijzing van jeugdhulp.
• Het bijhouden van het jeugdhulpdossier.
• Het uitvoeren en evalueren van de begeleiding.
• De administratieve verwerking en declaratie van jeugdhulp.
• De verantwoording aan de gemeente, voor zover wettelijk toegestaan of verplicht.

De Jeugdwet bevat specifieke regels voor de verwerking van persoonsgegevens en het dossier van jeugdigen. Prascana houdt rekening met deze regels en met de rechten van het kind en de betrokken ouders of wettelijke vertegenwoordigers. Gegevens worden uitsluitend met de gemeente of andere betrokken partijen gedeeld wanneer daarvoor een wettelijke grondslag bestaat en de gegevensuitwisseling noodzakelijk en toegestaan is.

8. 
   Vergoedingen via zorgverzekeraars

Wanneer de therapie of begeleiding in aanmerking komt voor vergoeding door een zorgverzekeraar, kan Prascana persoonsgegevens verwerken die noodzakelijk zijn voor de administratieve afhandeling en declaratie. Welke gegevens mogen worden verstrekt, hangt af van de aard van de dienstverlening, de toepasselijke regelgeving en de voorwaarden van de vergoeding.
Prascana verstrekt geen inhoudelijke informatie over gesprekken of gezondheidsgegevens aan een zorgverzekeraar zonder geldige wettelijke grondslag. Wanneer toestemming vereist is voor het verstrekken van gegevens, wordt deze toestemming vooraf gevraagd.

9. Delen van persoonsgegevens met derden

Prascana verstrekt persoonsgegevens uitsluitend aan derden wanneer dit noodzakelijk en wettelijk toegestaan is. Afhankelijk van de situatie kunnen gegevens worden gedeeld met:

• Zorgverzekeraars voor de afhandeling van vergoedingen en declaraties.
• Gemeenten voor de uitvoering en financiering van jeugdhulp.
• Verwijzers en andere betrokken hulpverleners, voor zover de gegevensuitwisseling is toegestaan.
• Leveranciers van de website, e-mail, administratie of cliëntregistratiesoftware, voor zover dit noodzakelijk is.
• Bevoegde overheidsinstanties wanneer Prascana wettelijk verplicht is gegevens te verstrekken.

Bij het inschakelen van externe dienstverleners worden, waar nodig, afspraken gemaakt over de bescherming van persoonsgegevens.

10. 
    Bewaartermijnen

Prascana bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk, tenzij een wettelijke bewaarplicht een bepaalde termijn voorschrijft. Voor cliëntdossiers gelden de bewaartermijnen die van toepassing zijn op de betreffende vorm van hulpverlening. Voor dossiers die onder de WGBO vallen, geldt in beginsel een wettelijke bewaartermijn van twintig jaar vanaf de laatste wijziging in het dossier. Voor dossiers binnen de jeugdhulp gelden de toepasselijke bepalingen van de Jeugdwet. Voor administratieve gegevens, correspondentie en websitegegevens gelden de bewaartermijnen die passen bij het doel van de verwerking en de relevante wettelijke verplichtingen.

Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn worden persoonsgegevens zorgvuldig verwijderd of, waar passend, geanonimiseerd.

11. Beveiliging van persoonsgegevens

Prascana neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en ongewenste openbaarmaking. Daarbij wordt onder andere aandacht besteed aan de beveiliging van digitale systemen, de toegang tot cliëntdossiers en de vertrouwelijke opslag en uitwisseling van gegevens.

12. 
    Cookies en websitegebruik

De website van Prascana kan gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technieken. Welke cookies daadwerkelijk worden geplaatst, hangt af van de inrichting van de website. Voor cookies waarvoor toestemming wettelijk vereist is, wordt vooraf toestemming gevraagd. Bezoekers kunnen hun cookievoorkeuren beheren via de beschikbare cookie-instellingen, indien deze op de website aanwezig zijn. Wanneer de website gebruikmaakt van analysetools of andere externe diensten, wordt de verwerking van persoonsgegevens daarop afgestemd en wordt hierover passende informatie verstrekt.

 

13. Privacyrechten

Iedere cliënt en websitebezoeker heeft, voor zover de wet daarin voorziet, rechten met betrekking tot de eigen persoonsgegevens. Afhankelijk van de situatie kan een verzoek worden ingediend tot:

• Inzage in persoonsgegevens.
• Correctie van onjuiste gegevens.
• Verwijdering van persoonsgegevens wanneer aan de wettelijke voorwaarden is voldaan.
• Beperking van de verwerking.
• Overdracht van persoonsgegevens wanneer het recht op gegevensoverdraagbaarheid van toepassing is.
• Bezwaar tegen bepaalde verwerkingen.
• Intrekking van eerder gegeven toestemming, wanneer de verwerking op toestemming berust.

 

Voor minderjarige cliënten gelden daarnaast de specifieke regels over dossierinzage en de rechten van het kind en de ouders of wettelijke vertegenwoordigers. Niet ieder verzoek kan zonder meer worden ingewilligd. Wettelijke bewaarplichten, dossier-verplichtingen en geheimhoudingsregels kunnen beperkingen met zich meebrengen. Een privacyverzoek kan worden ingediend via info@prascana.nl.  Prascana behandelt het verzoek binnen de toepasselijke wettelijke termijn.

14. 
    Klachten en de Wkkgz

Prascana handelt bij de zorgverlening volgens de toepasselijke verplichtingen uit de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz). Wanneer een klacht of incident betrekking heeft op de zorgverlening of de verwerking van gegevens, behandelt Prascana de daarbij betrokken persoonsgegevens zorgvuldig en vertrouwelijk. Gegevens worden uitsluitend gedeeld voor zover dit noodzakelijk en wettelijk toegestaan is binnen de klachtenprocedure of een wettelijke meldprocedure.
Voor klachten over de zorgverlening kan de cliënt gebruikmaken van de klachtenprocedure van Prascana. Indien de Wkkgz van toepassing is, kan de cliënt zich wenden tot de aangesloten onafhankelijke klachtenfunctionaris en, wanneer nodig, de toepasselijke erkende geschilleninstantie.

De gegevens van de klachtenfunctionaris en geschilleninstantie zijn op te vragen via www.de-NFG.nl of www.erisietsmisgegaan.nl . Voor klachten over de verwerking van persoonsgegevens kan contact worden opgenomen met Prascana. Daarnaast bestaat het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via https://autoriteitpersoonsgegevens.nl.

 

15. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Wanneer persoonsgegevens worden verwerkt door externe dienstverleners buiten de Europese Economische Ruimte, zorgt Prascana ervoor dat aan de toepasselijke wettelijke voorwaarden voor internationale doorgifte wordt voldaan. Indien dergelijke doorgiften plaatsvinden, worden de relevante waarborgen toegepast en wordt hierover informatie verstrekt voor zover dit wettelijk vereist is.

 

16. Geautomatiseerde besluitvorming

Prascana maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming, waaronder profilering, voor besluiten die rechtsgevolgen hebben voor cliënten of hen anderszins aanzienlijk treffen. Indien dergelijke verwerking plaatsvindt, wordt hierover aanvullende informatie verstrekt, waaronder het doel en de mogelijke gevolgen van de verwerking.

 

17. Wijzigingen in de privacyverklaring

Prascana kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer de dienstverlening, de website of de toepasselijke wetgeving verandert. De meest recente versie wordt gepubliceerd op www.prascana.nl. Bovenaan de verklaring staat de datum waarop deze voor het laatst is bijgewerkt.

 

18. Contact

Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van persoonsgegevens kan contact worden opgenomen met:

Prascana

www.prascana.nl

info@prascana.nl

Adres: Duinbeek 76, 2134 VT Hoofddorp

Telefoon: 0646467699

Privacy op de zorgnota